Innkalling til årsmøte

23aug

Det blir årsmøte i Hjelmeland Ungdomsteater (som skal bli til Hjelmeland Teater) på Hjelmeland Samfunnshus onsdag 6. september, kl. 18:00–18:30.

Sakliste:
06/2017: Godkjenning av stemmerett
07/2017: Godkjenning av innkalling, sakliste og møtereglane
08/2017: Val av møteleiar, møteskrivar og to representantar til å godkjenna møteprotokollen
09/2017: Årsmelding for teateråret 2016/2017
10/2017: Prosjektrekneskapar for teateråret 2016/2017
11 /2017: Endring av namn og vedtekter
12/2017: Fastsetjing av medlemskontingent for 2018/2019
13/2017: Val av leiar
14/2017: Val av styremedlemmer

Alle medlemmer er velkomne!

 

Forklaringar, vedlegg og saksutgreiingar følgjer under:

 

06/2017: Godkjenning av stemmerett:
I følgje § 6 og § 7 i vedtektene har alle som aksepterer vedtektene og har betalt medlemskontingent stemmerett på årsmøtet og kan veljast til tillitsverv.

Grunna overgang til nytt medlemssystem, og dermed sein fakturering av medlemskontingent for 2017/2018, føreslår styret at alle registrerte medlemmer får stemmerett på årsmøtet og kan veljast til tillitsverv.

Forslag til vedtak:
Alle møtande, registrerte medlemmer har stemmerett på årsmøtet.

 

09/2017: Årsmelding for teateråret 2016/2017:
→ Les årsmelding for 2016/2017

Forslag til vedtak:
Årsmeldinga for teateråret 2016/2017 blir godkjent slik den ligg føre.

 

10/2017: Prosjektrekneskapar for teateråret 2016/2017:
→ Last ned prosjektrekneskap for «Jul i Viga»
→ Last ned prosjektrekneskap for «Klimadrama»
→ Last ned prosjektrekneskap for «Løvenes konge»

Forslag til vedtak:
Prosjektrekneskapane for teateråret 2016/2017 blir godkjent slik dei ligg føre. Årsmøtet merkar seg at laget bør ha ei blanding av kommersielle og reint kunstnariske prosjekt for å få drifta til å gå rundt økonomisk, og ber styret ta omsyn til dette i vidare planlegging av aktivitetar og framsyningar.

 

11 /2017: Endring av namn og vedtekter:
Styret viser til årsmøtevedtak 07/2015 (23.09.2015):

Mot 5 stemmer blei det vedtatt at styret får fullmakt til å gå i vidare dialog med Hjelmeland Samfunnshus og Teaterlag, med sikte på å etablera eitt felles teaterlag.

Til årsmøtet i Hjelmeland Samfunnshus og Teaterlag SA (HST) tilrådde Teaterkomitéen deira å skilja teaterdrifta ut frå laget, og heller satsa på eitt felles teaterlag. Årsmøtet til HST gjorde følgjande vedtak i sak 06/2017 (06.06.2017):

Årsmøtet blei samde om at det påtroppande styret får i oppgåve å førebu utskilling av teaterlagsdrifta, slik at eigendelane og drifta knytt til teaterverksemda vår blir overførte til Hjelmeland Ungdomsteater, som får i oppgåve å etablera nye Hjelmeland Teaterlag.

Det nye Hjelmeland Teaterlag vil formelt tre i kraft etter vedtak i Hjelmeland Ungdomsteater sitt årsmøte i september 2017, og frå det same tidspunktet skiftar Hjelmeland Samfunnshus og Teaterlag SA namn til Hjelmeland Samfunnshus SA.

Samarbeidsavtalen med Hjelmeland Ungdomsteater må justerast til å gjelda mellom Hjelmeland Samfunnshus SA og Hjelmeland Teaterlag.

Styret i Hjelmeland Samfunnshus og Teaterlag SA gjorde i sak 03/2017 (26.06.2017) vedtak om vederlagsfri overføring av sine eigedelar knytt til teaterdrifta, samt presisert ansvar for drift og bruk av teaterlaget sin bruk av lokale i Hjelmeland Samfunnshus:

[…] Hjelmeland Teaterlag [overtek] vederlagsfritt følgjande eigendelar frå Hjelmeland Samfunnshus og Teaterlag SA:
• alt lausøyre og møblar frå scenekanten og bak sceneteppet (inkl. sceneteppe, garderobar, toalett, backstage/sminkerom, kostymelageret)
• alle kostyme
• alle rekvisita
• all sminke
• alt lyd- og lysutstyr
• alle immaterielle verdiar som er knytt til teaterdrifta som har vore i Hjelmeland Teaterlag og Hjelmeland Samfunnshus og Teaterlag SA

Dagens samarbeidsavtale med Hjelmeland Ungdomsteater vil bli overført til Hjelmeland Teaterlag. I tillegg til eksisterande avtaleinnhald, skal det spesifiserast i samarbeidsavtalen at Hjelmeland Teaterlag har ansvar for bruk og reinhald av:
• scenen
• teknisk rom i andre etasje
• garderobar bak sceneteppet
• toaletta bak sceneteppa
• backstage/sminkerom inkl. kott
• kostymelager
• tidlegare herregarderobe-/dusj i kjellar
• tidlegare damegarderobe i kjellar
• bomberom/intimscenen

Desse romma/lokala kan ikkje nyttast av andre utan særskilt samtykke frå Hjelmeland Teaterlag.

Hjelmeland Teaterlag overtek òg vedlikehaldsansvaret for scene, sidegarderobar med toalett, samt heile påbygget med backstage, garderobar og kostymelager. […]

Vidare har styret vurdert kva namn det nye teaterlaget skal få. Me ynskjer eit kort og sjølvforklarande namn, som seier noko om både geografisk område og aktivitet. Samtidig ynskjer me å bryta med dei tidlegare namna Hjelmeland Teaterlag, Hjelmeland Samfunnshus og Teaterlag og Hjelmeland Ungdomsteater. Styret meiner at det er ein heilt klar fordel med nytt namn og ny profil når ein skal byggja eitt sterkt amatørteater i tida framover.

Forslag til vedtak:
Hjelmeland Ungdomsteater skiftar namn til Hjelmeland Teater. For å ivareta aktiviteten i det utvida laget, blir vedtektene endra slik:

Nye paragrafar:
§ 1: Laget sitt namn er Hjelmeland Teater.
§ 2: Laget sitt føremål er å underhalda og driva amatørteater i Hjelmeland kommune.

Endring i delar av paragrafar:
§ 15: Hjelmeland Teater blir leia, drifta og forplikta av eit styre på inntil fem personar. Styremedlemmene bør avspegla ei brei representasjon av medlemmene i laget. Styret er laget sitt høgaste organ mellom årsmøta. […] (Resten av paragrafen blir ikkje endra.)
I §§ 4–8, 10, 11, 15 og 17 blir namnet Hjelmeland Ungdomsteater byta ut med Hjelmeland Teater.

 

12/2017: Fastsetjing av medlemskontingent for 2018/2019
Styret føreslår at medlemskontingenten for teateråret 2018/2019 blir kr 350. Dette er ein auke frå kr 250, som har vore gjeldande sats sidan teateråret 2015/2016. I mellomtida har Frilynt Norge dobla sin medlemskontingent, for å dekkja inn utgifter til forsikring, samt redusert tildelinga av Frifond-midlar. Dessutan er stortparten av overskotet frå framsyningane våre bundne til husleige på Hjelmeland Samfunnshus (regulert i avtale), og ein auke i medlemskontingenten vil dermed gje oss auke i frie midlar og dermed større økonomisk spelerom.

Forslag til vedtak:
Medlemskontingenten for teateråret 2018/2019 er sett til kr 350.

 

13/2017: Val av leiar
Ifølgje vedtektene skal leiaren veljast kvart år. Morten Hetland var vore leiar i teateråret 2016/2017, og stiller til attval som leiar for teateråret 2017/2018.

Årsmøtet skal velja leiar for eitt år om gongen. Dersom det er fleire enn eitt forslag, skal det gjennomførast skriftleg val.

 

14/2017: Val av styremedlemmer
Ifølgje vedtektene skal styremedlemmene veljast kvart år. Laila Øvrehus og Jake E. Karlsen har vore styremedlemmer i teateråret 2016/2017. Styret har føreslått å endra vedtektene slik at styret skal ha inntil fem personar, og at styremedlemmene bør avspegla ei brei representasjon av medlemmene i laget.

Følgjande medlemmer stiller til val som styremedlemmer: Joar Hauge, Laila Øvrehus, Amund Thomsen, Renate Åsland Håland, Tarjei Sellevoll og Janne Fagerland Sjursen.

Årsmøtet skal velja styremedlemmer for eitt år om gongen. Dersom det er fleire enn eitt forslag, skal det gjennomførast skriftleg val.

Legg att eit svar